El Reglament de l’Arxiu administratiu municipal i del sistema de gestió documental

El Ple de l'Ajuntament va aprovar el Reglament de l'Arxiu administratiu municipal i del sistema de gestió documental el 24/02/2015 i fou publicat al BOP el 28/05/2015.

El Reglament neix del compliment de la normativa segons estableix el Decret 190/2009, de 9 de desembre, dels requisits dels arxius del sistema d'arxius de Catalunya; també respon als requeriments del document segons estableix la Resolució de 28 de juny de 2012 per la qual s'aprova la Norma Tècnica d'Interoperabilitat de Política de gestió de documents electrònics; però sobretot, el Reglament s'ha fet pensant en la realitat del Servei d'Arxiu de l'Ajuntament de Sant Boi de Llobregat.

Les novetats que per a nosaltres són més importants i que hem incorporat en l'esmentat Reglament són:
- Tramet la descripció del personal del servei d'arxiu a la relació de llocs de treball de l'Ajuntament, l'eina que ja recull aquesta funció.
- Identifica les eines pròpies del Servei d'Arxiu: el quadre de classificació, el quadre de descripció i metadades, el quadre d'instal·lació, el propi Reglament i els procediments d'Arxiu.
- Descriu la funcionalitat del que hem anomenat quadre de descripció i metadades -QdD-, el conjunt sistematitzat de descripcions de les entitats del sistema de gestió documental.
- Descriu la funcionalitat del quadre d'instal·lació -Qd'I-, l'eina que identifica els diferents dipòsits i repositoris de l'organització, els seus usos, criteris d'instal·lació i accessos.
- Determina que els criteris d'organització dels arxius d'oficina els proporciona el Servei d'Arxiu.
- Identifica els procediments d'arxiu i gestió documental com a procediments que han de formar part del catàleg de tràmits i procediments de l'Ajuntament.
- Entén que els procediments d'arxiu i gestió documental s'han de descriure en el corresponent manual de procediment.
- Identifica l'òrgan de govern per a l'aprovació dels manuals dels procediments d'arxiu i gestió documental, l'Alcaldia, amb la qual cosa entenem que serà més àgil la seva aprovació, actualització i/o modificació.
- Finalment, la disposició addicional ens permet entendre que la secretaria autoritza el Reglament de destrucció de documents.